Rekryteringsprocess
Rekryteringsprocess
Här presenteras processen för rekrytering i Västerviks kommun. Först beskrivs de steg i processen som ska ingå i alla rekryteringar. Sedan beskrivs de steg som vi kan lägga till.
Behovsanalys
Analysen börjar med att gå igenom vilka mål verksamheten arbetar mot. Sedan anges vilka arbetsuppgifter som ingår i rollen och hur viktiga de olika uppgifterna är. Analysen bör göras av en grupp personer med olika roller. Det kan vara till exempel chef, medarbetare och ”kunder”. Kunder i det här fallet kan vara till exempel brukare och elever. Det är viktigt att vi ser behoven från flera olika perspektiv. Analysen görs med framtiden i åtanke.
Kravspecifikation
Kravspecifikationen innehåller de krav vi behöver ställa på personen för att hon eller han ska kunna uppnå de mål som vi arbetar mot och utföra de uppgifter som ingår i tjänsten. Alla kraven som vi kommer att ta hänsyn till i beslutet ska finnas med. Det är viktigt att vi är tydliga med vad som är krav och vad som är önskvärt.
Vi ska beskriva vilka krav vi ställer på utbildning, erfarenhet och kunskap. Även vilka krav vi ställer på personliga kompetenser ska vara med. Kompetenserna väljs ut ur en kompetensmodell. Högst åtta kompetenser kan väljas per tjänst. Att använda en gemensam modell med kompetenser innebär att alla har samma beskrivning av varje kompetens och att vi vet vad vi ska undersöka vid intervjun.
Annonsering
Annonsen formuleras utifrån kraven vi ställt upp. Rekryteringscenter lägger ut alla annonser och kan även hjälpa till att skriva annonser. Västerviks Kommun annonserar alla tjänster på kommunens hemsida och på arbetsförmedlingens platsbank. Tjänster kan även annonseras i sociala medier, i tidingar och i andra kanaler. Rekryterande chef beslutar om kanaler för annonsering.
Urval intervju
Urval görs utifrån de krav som vi har ställt upp för tjänsten. De sökande som bäst uppfyller kraven går vidare i processen. Om ingen kandidat uppfyller kraven kan en ny annonsering bli aktuell.
Intervju
Vid alla intervjuer används kompetensbaserad intervjuteknik. Det innebär en strukturerad intervju där alla sökande får samma förutsättningar. Frågorna vid intervjun ska vara lika för alla kandidater. En guide tas fram med frågor som är kopplade till de kompetenser som vi har valt ut. Syftet är att ta reda på den sökandes förmåga.
Kompetensbaserad intervjuteknik är inriktad på hur den sökande har agerat tidigare i olika situationer. För att ta reda på det ställer vi frågor enligt STAR-tekniken (Situation, (Target), Action, Result).
- Situation: Be kandidaten berätta om en tidigare situation. ”Berätta om en situation när...”
- Target: Be kandidaten berätta vad han eller hon försökte uppnå eller ville komma fram till.
- Action: Be kandiaten berätta hur han eller hon gjorde.
- Result: Fråga vad agerandet ledde till för resultat och hur det gick.
Sannolikheten är stor att kandidaten agerar på samma sätt som tidigare när han eller hon hamnar i liknande situationer framöver.
Den sökandes kunskap kan undersökas genom kunskapsorienterade frågor eller case.
Urval slutkandidat
När vi utvärderar vilken sökande som bäst uppfyller de krav vi ställt upp kan vi använda en matris. I matrisen finns alla krav med och varje sökande bedöms på en skala från ett till tre hur väl de når upp till kraven. Matrisen finns att ta fram via Jobposition. Det behöver inte vara den kandidat som får högst poäng som är mest lämplig för tjänsten. Vi måste ta hänsyn till vilka krav som är mest viktiga för tjänsten. En del kompetenser kan också utvecklas genom utbildning.
Referenstagning
Vi kan ta referenser på flera kandidater eller bara på en slutkandidat. Referenser har låg validitet. Det innebär att vi inte ska lägga för stor vikt vid referenserna. Men en del information är viktig att få via referenser. Till exempel information om frånvaro och förmåga att passa tider.
Registerkontroll, kontroll av betyg/legitimation
För vissa tjänster krävs att vi gör en registerkontroll innan vi anställer. Det gäller bland annat för tjänster där man arbetar med barn och ungdomar.
I det här stadiet kontrolleras även betyg, intyg och legitimation för att vi ska vara säkra på att den sökande är behörig för tjänsten.
Information och förhandling MBL
Vid anställning av chefer ska vi informera och förhandla med fackliga företrädare innan vi tar beslut om vem vi ska anställa.
Tjänster som inte innebär någon chefsposition behöver inte förhandlas.
Återkoppling till sökande
Alla sökande till en tjänst ska få ett svar om att tjänsten är tillsatt. De sökande som vi har träffat på intervju ska få svar via telefon om vi inte har kommit överens om något annat. De sökande som inte har intervjuats ska få e-post via Jobposition om att tjänsten är tillsatt. Du som chef ger information till rekryteringscenter om vem som fått aktuell tjänst. Du informerar också om vilka övriga sökande som fått svar via telefon och som därför inte ska ha ett skriftligt svar.
I processen kan vi lägga till fler steg. Det kan till exempel vara arbetsprover och tester. Vid rekrytering av chefer ingår alltid tester.
Personlighets- och begåvningstest
Vid rekryteringar av chefer gör vi tester som visar personlighet och kapacitet. Testerna genomförs av en HR-specialist som är utbildad av leverantören av testet. Resultatet av tester ska alltid återkopplas till kandidaten. Hon eller han ska få möjlighet att kommentera sitt resultat. HR-specialisten ger muntlig återkoppling till rekryterande chef. Ingen skriftlig rapport kring resultatet sparas efter att rekryteringen avslutats.
Arbetsprov
Om arbetsprover ska användas i en rekrytering kan rekryteringscenter hjälpa till med att ta fram provet. Det är viktigt att syftet med arbetsprovet är klart innan det genomförs. Alla kandidater ska få samma förutsättningar att lyckas. En mall finns att fylla i inför ett arbetsprov med frågor att fundera på inför provet. Förslag på arbetsprover hittar du i Jobposition under rubriken "stöddokument".