Personuppgifter

Upphandlingsenhetens behandling av personuppgifter

Upphandlingsenheten behöver spara och behandla personuppgifter om dig, såsom: (namn, personnummer, telefonnummer och e-postadress). Syftet med en sådan behandling är bland annat för att kunna producera underlag till förfrågningsunderlag, kunna ta emot och svara på frågor under anbudstiden, se vilka som har lämnat anbud och vem som svarar på frågor gällande anbudet och företräder anbudslämnaren samt andra personuppgifter från anbudslämnaren som är nödvändiga för att kontrollera ställda krav i upphandlingen.

För att utvärdera anbuden, göra en tilldelning och med vem som får avtalet så kan det förekomma personuppgifter som är nödvändiga för att slutföra avtalen. Vi får dina uppgifter från upphandlande myndigheter och anbudslämnare. Vi kan i vissa sammanhang inbjuda till olika utbildnings- och informationsträffar som innebär att vi har namnlistor med personuppgifter. I övrigt kan det förekomma anteckningar och arbetsmaterial som innehåller personuppgifter för att kunna utföra vårt dagliga arbete på Upphandlingsenheten.

Vi tillämpar vid var tid gällande integritetslagstiftning vid all behandling av personuppgifter. Den rättsliga grunden för att behandla dina personuppgifter bygger på:

Allmänt intresse
Avtalsförhållande
Myndighetsutövning
Rättslig förpliktelse

Vi arbetar inom följande lagstiftning:

Lagen om offentlig upphandling (LOU)
Lagen om upphandling inom försörjnings-sektorerna (LUF)
Lagen om valfrihet (LOV) - upphandling inom vård och omsorg och hälso- och sjukvård enligt LOV.
Lagen om upphandling av koncessioner (LUK) - koncession innebär att leverantören får i uppdrag av den upphandlande myndigheten att utföra tjänster åt någon annan, som också är den som betalar leverantören.

Hur personuppgifter sparas

Dina uppgifter sparas enligt kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan. Hanteringen av upphandlingsdokument sker enligt följande:

Anbud, antagna som erhåller avtal - bevaras digitalt för alltid
Anbud, ej antagna - gallras efter 5 år
Annonser gällande upphandling - bevaras digitalt för alltid
Sammanställning anbud - bevaras digitalt och på papper för alltid
Avtal - bevaras digitalt och på papper för alltid
Förfrågningsunderlag - bevaras digitalt för alltid
Anbudsöppningsprotokoll - bevaras digitalt och på papper för alltid
Frågor och svar under anbudstiden - bevaras digitalt för alltid
Förlängning av avtal - bevaras digitalt och på papper för alltid
Lämplighets kontroll av leverantör med avtal - bevaras digitalt för alltid
Tilldelningsbeslut - bevaras digitalt och på papper för alltid
Upphandlingsprotokoll - bevaras digitalt och på papper för alltid
Uppföljning av avtal - bevaras digitalt för alltid
Överprövning - bevaras digitalt och på papper för alltid
Anteckningar och arbetsmaterial samt övrigt material gallras efter 5 år men kan bevaras längre beroende på avtalstidens längd.

De personuppgifter vi behandlar handläggs av handläggare på Upphandlingsenheten och kan delas med våra uppdragsgivare i kommunerna, regionala offentliga organisationer i Kalmar län och kommunala bolag. Uppgifterna hanteras i ett upphandlingssystem.

Vi kan även komma att dela dina personuppgifter med en tredje part, förutsatt att vi är skyldiga att göra så enligt lag. Om vi har för avsikt att överföra dina uppgifter till ett land utanför EU som saknar adekvat skyddsnivå kommer vi att begära in samtycke från dig.

Kontakta personuppgiftsansvarig

Du har rätt att kontakta den personuppgiftsansvarige på kommunen om du vill ha ut information om de uppgifter som finns registrerade om dig, för att begära rättelse, överföring eller för att begära att behandlingen begränsas eller raderas. Du kan även begära att ta tillbaka ett tidigare lämnat samtycke. Detta gör du enklast genom att kontakta respektive personuppgiftsansvarig på kommun enligt uppgifterna nedan. Via kontaktuppgifterna kan du även nå kommunernas dataskyddsombud.