Upphandlingsprocessen

När någon av våra samarbetskommuner eller bolag vänder sig till oss så följer vi vår upphandlingsprocess:

• förberedelser och underlag
• annonsering
• öppning av anbud
• kvalificering och utvärdering
• beslut (tilldelningsbeslut)
• avtal
• avrop/leverans
• uppföljning

Förberedelser och underlag

Förberedelserna kan se olika ut beroende på vad som ska köpas in. Vid vissa upphandlingar tillsätts en grupp med verksamhetens nyckelpersoner som kan hjälpa till att identifiera behov och krav på varan eller tjänsten som ska upphandlas. Ibland genomförs marknadsanalys eller dialog med leverantörer inom den specifika branschen.

Utifrån informationen så tas en kravspecifikation fram för upphandlingen.

Annonsering

Beroende på värdet av det som ska köpas in så ska upphandlingen annonseras nationellt eller inom EU. Hur länge annonsen ska ligga ute är även det beroende på upphandlingens värde. Upphandlingsenheten använder ett system för att arbeta med upphandlingsprocessen, TendSign. Via verktyget annonseras upphandlingen.

Under annonseringstiden så har anbudsgivarna möjlighet att ställa frågor via TendSign.

Öppning av anbud

I annonsen anger vi alltid sista dag som en leverantör har möjlighet att lämna anbud. Efter sista anbudsdag öppnar Upphandlingsenheten anbuden.

Kvalificering och utvärdering

De inkomna anbuden och leverantören kvalificeras. Bland annat kontrolleras teknisk förmåga, ekonomiska förutsättningar och skatter. Endast anbuden som uppfyller kvalificeringskraven går vidare till utvärderingen. Vid utvärderingen säkerställs att kraven som ställdes i upphandlingsunderlaget uppfylls.

Beslut (tilldelningsbeslut)

När kvalificeringen och utvärderingen är klar fattas beslut om vem eller vilka leverantörer som vinner. Besked med motivering skickas via TendSign till samtliga anbudsgivare. Efter tilldelning har de som lämnat anbud möjlighet att överpröva beslutet till förvaltningsrätten.

Avtal

Efter att tilldelningsbeslutet skickats ut elektroniskt via TendSign råder avtalsspärr. Om ingen överprövning har lämnats in till förvaltningsrätten kan avtal tecknas efter 10 dagar.

Avrop/leverans

När avtalet väl är underskrivet är det klar att börja använda. Ibland är avtalet ett så kallad ramavtal vilket betyder att man löpande kan beställa på avtalet eller konkurrensutsättning mellan ramavtalsleverantörerna.

Uppföljning

Avtalet ska även följas upp. Hur det ska gå till finns ibland specificerat i avtalet.