För dig som är förtroendevald
Det är viktigt att du som är förtroendevald har kunskaper om hur kommunen fungerar. Du behöver kunna hitta och läsa styrdokument. Du ska även veta hur kommunens organisation ser ut och hur kommunen arbetar med till exempel målstyrning.
Det finns också blanketter, instruktioner och utbildningsmaterial som du behöver ta del av och självklart behöver du veta hur du ska göra för att läsa alla dina sammanträdeshandlingar.
På den här sidan har vi samlat information och länkar som du behöver i din roll som förtroendevald i Västerviks kommun.
Informationssäkerhet
Lås dina enheter
Du behöver skydda informationen när du arbetar med känslig information, på dator, surfplatta eller mobiltelefon. Det innebär att du alltid måste låsa enheterna när du lämnar dem eller hemmet. Ingen annan ska ha tillgång till enheterna eller kunna ta del av informationen.
Ha säkra lösenord
Ett säkert lösenord innehåller bokstäver, siffror och gärna specialtecken. Bygg upp lösenordet på ett sätt så att det är lätt för dig att komma ihåg det, men svårt för andra att knäcka det.
Skicka ingen känslig information via mejl
Du får inte skicka sekretessbelagd eller känslig information via din e-post. Minska risken för att bli utsatt för bedrägeri genom att låta bli att klicka på länkar eller bilagor från okända avsändare. Ladda heller inte ned program som kommer via e-post, sms eller olika webbsidor, särskilt när avsändare är okänd.
Disa, MSB:s webbutbildning Digital informationssäkerhetsutbildning för alla
Vi lever i dag i ett informationssamhälle där information bearbetas, lagras och kommuniceras i större omfattning än tidigare. Både på vår arbetsplats och i vårt privatliv hanterar vi dagligen stora mängder information. Vet du hur du hanterar informationen säkert? Vet du vilka rutiner som gäller? Vet du till vem du rapporterar incidenter?
DISA, Digital informationssäkerhetsutbildning för alla
Kommunens organisation
Länk till information om hur kommunens organisation ser ut
Styrdokument
Det finns många olika typer av styrdokument i kommunen. I styrdokumenten sätter förtroendevalda upp mål och riktlinjer för kommunens verksamhet. Exempel på styrdokument är reglementen, arbetsordningar, budget, vision, policyer, strategier, planer och program. De flesta av dessa dokument finns i kommunens författningssamling.
Länk till kommunens författningssamling
Arvoden och ersättningar
Du har som förtroendevald rätt till ersättning för ditt uppdrag. Oftast får du både ett arvode och ersättning för den arbetsinkomst som du förlorade när du var på ett möte. Vilka ersättningar du har rätt till och i vilka sammanhang kan du läsa om i kommunens Bestämmelser om ersättning till förtroendevalda.
Vill du få din ersättning inbetalad till ett bankkonto. Anmäl ditt konto på Nordeas hemsida.
Använd den här blanketten för att fylla i din inkomst
Den anmälda inkomst används för att beräkna ersättning för förlorad arbetsförtjänst. Blanketten fylls i digitalt och e-posta till kommun@vastervik.se, eller posta till Västerviks kommun, 59380 Västervik.
Är du i behov av en tom närvaroblankett kan du använda blanketten Närvaro för enskild ledamot. Fyll i blanketten och lämna till sekreterare/kansliet.
Partier som har mandat i kommunfullmäktige i Västervik har rätt till kommunalt partistöd. För att ha rätt att få partistöd ska användningen av stödet redovisas senast den 30 juni för föregående år. En mall finns framtagen för redovisningen, men den är frivillig att använda. Du hittar mallen i Netpublicator.
Egen utrustning eller låneipad
Alla de tjänster Västerviks kommun erbjuder dig som förtroendevald kommer du åt via webbläsare i dator eller från en privat mobil enhet.
Har du som förtroendevalda inte tillgång till egen utrustning erbjuds du möjligheten att kvittera ut en låne-iPad av Västerviks kommun.
Hur du kvitterar ut din ipad och använder den läser du mer om här
E-post
Alla förtroendevalda i Västerviks kommun får en e-postadress och ett outlook-konto. När du använder din e-post gäller samma regler som för anställda i Västerviks kommun vad gäller till exempel informationssäkerhet, allmänna handlingar och GDPR.
Läs mer om e-post och instruktioner för inloggning här
Netpublicator, möteshandlingar
Netpublicator använder du som förtroendevald för att läsa dina handlingar inför möten.
Du kommer även åt Netpublicator via webbläsare eller app i mobil enhet. Appen är gratis och du hittar den där du hittar appar till din mobila enhet.
Inloggningssida för Netpublicator
Elektronisk signering av handlingar
Om du ska lämna undertecknade handlingar till kommunen kan du göra det elektroniskt och sedan signera dokumentet elektroniskt med tjänsten Sign.
Med Sign justerar du även protokoll elektroniskt. Tjänsten Sign kommer du åt antingen via de e-postmeddelanden du får när du ska justera ett protokoll, eller via appen Sign till mobila enheter.
Du måste ha Mobilt BankID för att kunna signera dokument.
Distansmöten
Västerviks kommun använder Teams för distansmöten. I vissa fall används Secure meetings.
Är du inbjuden till ett möte med distansmöjlighet får du en kalenderhändelse till din e-post. I kalenderhändelsen finns en länk till Teams. Följ länken så tas du till distansmötet. Teams går att använda på både dator och mobil enhet.
Hot och våld
Polisen har huvudansvaret för personskydd av förtroendevalda vilket innebär att den polisiära handläggningen av ärenden om hot och våld mot förtroendevalda främst är en uppgift för respektive polismyndighet. Men även kommunens säkerhetschef har här en viktig koordinerande och stödjande roll.
I de fall fara, hot eller en våldssituation mot en förtroendevald uppstår i Västerviks kommun så ska säkerhetschefen inom kommunen och polisen omedelbart kontaktas för vidare handläggning och eventuella åtgärder.
Är du osäker på situationen kontakta säkerhetschefen eller kansliet.
Läs mer om hat, hot och våld mot förtroendevalda här.
Juridik
Det är många olika lagar som styr den verksamhet som finns i kommunen. Några av de viktigaste övergripande lagarna är kommunallagen, förvaltningslagen, tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen. Du hittar länkar till dessa här till höger. I dessa lagar hittar du till exempel regler för vilka verksamheter som kommuner får driva, hur sammanträden ska gå till och vad som gäller kring allmänna handlingars offentlighet.
Rättsdatabas
Förtroendevald och anställda har möjlighet att använda Västerviks kommuns upphandla rättsdatabas, InfoSoc. InfoSoc erbjuder juridiska rättsdatabaser inom 19 olika områden. Varje rättsdatabas innehåller kommenterade rättsfall, lagstiftning och förarbeten för det aktuella området. Som kund hittar snabbt det du söker genom våra strukturerade sökvägar. Du får också enklare juridisk rådgivning av våra egna jurister. Som kund hos InfoSoc får du även våra veckovisa nyhetsbrev via e-post med de senaste rättsfallen, lagändringar och andra viktiga nyheter för ditt område.
Som förtroendevald beställer du en personlig inloggning från InfoSoc, med den loggar du in i webbtjänsten och har sedan tillgång till hela rättsdatabasen.
Här beställer du en personlig inloggning
Dagens samhälle
Som förtroendevald i Västervik har du möjlighet att få en prenumeration på tidningen Dagens samhälle. Tidningen ges ut av SKR, Sveriges Kommuner och Regioner. Det går att få tidningen som papperstidning och eller digitalt.
Hantering av personuppgifter
Den nämnd eller kommunalt bolag där du har ditt uppdrag är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker med anledning av uppdraget.
Information till förtroendevalda om hantering av personuppgifter
Det kommer mera...
Den här sidan är under uppbyggnad och vi kommer löpande att fylla på med mer information.